Conditions Generales d'Utilisation

Article 1 — Definitions

Dans le cadre des presentes Conditions Generales d'Utilisation (ci-apres les « CGU »), les termes suivants ont la signification qui leur est attribuee ci-dessous, qu'ils soient employes au singulier ou au pluriel :

1.1 — Service : designe l'ensemble des fonctionnalites, modules et services mis a disposition par l'Editeur via la Plateforme KONDO ERP, accessibles en mode SaaS (Software as a Service) par l'intermediaire d'un navigateur web ou d'une application web progressive (PWA), ou en mode auto-heberge (on-premise) installe sur l'infrastructure du Client.

1.2 — Client (ou Licencie) : designe toute personne morale ou physique ayant souscrit un Abonnement au Service ou acquis une licence d'utilisation du Logiciel en mode auto-heberge, et disposant d'un compte administrateur sur la Plateforme. Le Client est le cocontractant de l'Editeur.

1.3 — Utilisateur : designe toute personne physique disposant d'un compte d'acces a la Plateforme, creee par le Client ou par un administrateur autorise. Les Utilisateurs comprennent les employes, collaborateurs ou toute personne habilitee par le Client a acceder au Service.

1.4 — Organisation : designe l'entite de regroupement de niveau superieur dans la Plateforme, identifiee par un code unique et un identifiant UUID. Une Organisation peut comprendre une ou plusieurs Societes.

1.5 — Societe : designe une entite juridique ou operationnelle rattachee a une Organisation au sein de la Plateforme. Chaque Societe dispose de ses propres donnees, cloisonnees et independantes des autres Societes (isolation multi-tenant).

1.6 — Abonnement : designe le contrat liant le Client a l'Editeur pour l'acces au Service, selon un Plan determine, pour une duree et un tarif definis.

1.7 — Plan : designe la formule d'abonnement ou de licence choisie par le Client, determinant les fonctionnalites accessibles, le nombre maximal d'Utilisateurs et de Societes, ainsi que le niveau de support.

1.8 — Donnees Client : designe l'ensemble des donnees, informations, fichiers et contenus saisis, importes ou generes par le Client et ses Utilisateurs dans le cadre de l'utilisation du Service, y compris les donnees a caractere personnel des employes et tiers.

1.9 — Contenu : designe tout element textuel, graphique, numerique ou multimedia produit, affiche ou transmis par ou via la Plateforme, y compris les rapports, les documents PDF generes, les exports CSV et les factures.

1.10 — Editeur : designe la societe OMIIRAN SARL, societe a responsabilite limitee de droit beninois, editrice et exploitante de la Plateforme KONDO ERP.

1.11 — Plateforme (ou Logiciel) : designe l'application web KONDO ERP, comprenant l'ensemble des modules, interfaces, API et services associes. En mode SaaS, la Plateforme est accessible a l'adresse determinee par l'Editeur. En mode auto-heberge, le Logiciel est installe sur l'infrastructure du Client.

Article 2 — Objet

2.1 Les presentes CGU ont pour objet de definir les conditions dans lesquelles l'Editeur met a disposition du Client et de ses Utilisateurs le Service KONDO ERP, que ce soit en mode SaaS (cloud) ou en mode auto-heberge (on-premise), ainsi que les droits et obligations respectifs des parties.

2.2 L'inscription au Service, l'installation ou l'utilisation de la Plateforme emportent l'acceptation pleine et entiere des presentes CGU par le Client et ses Utilisateurs. Toute personne qui n'accepte pas les presentes CGU doit s'abstenir d'utiliser le Service.

2.3 Les presentes CGU sont opposables au Client des sa souscription a un Abonnement ou des l'acquisition d'une licence, y compris lors de la periode d'essai gratuite. Elles prevalent sur toute condition generale d'achat ou tout autre document emanant du Client, sauf accord ecrit contraire de l'Editeur.

2.4 L'Editeur se reserve le droit de modifier les presentes CGU dans les conditions prevues a l'Article 22. La version en vigueur est celle accessible sur la Plateforme a la date d'utilisation du Service.

2.5 Certaines dispositions des presentes CGU s'appliquent exclusivement a l'un ou l'autre des modes de deploiement. Ces dispositions sont identifiees par les mentions ☁ SaaS Cloud ou 🖥 Auto-heberge.

Article 3 — Description du Service

3.1 KONDO ERP est une plateforme de gestion d'entreprise (ERP) proposee en mode SaaS (cloud) multi-tenant et en mode auto-heberge (on-premise), permettant aux entreprises de gerer l'ensemble de leurs operations depuis une interface unifiee et securisee.

3.2 La Plateforme comprend les treize (13) modules fonctionnels suivants :

• RH & Paie : gestion des employes, contrats, conges, formations, evaluations, competences, bulletins de paie
• Pointage : suivi des presences, heures supplementaires, regles de pointage, geolocalisation
• Comptabilite : plan comptable, ecritures, journaux, exercices, periodes, lettrage, notes de frais
• Tresorerie : flux de tresorerie, previsions, rapprochement bancaire
• Budget : elaboration budgetaire, suivi des engagements, alertes de depassement
• e-MCF : facturation electronique conforme a la reglementation beninoise (MECeF/DGI)
• CRM : gestion des clients, contacts, leads, opportunites, devis, commandes, factures, campagnes
• Stock : articles, entrepots, emplacements, mouvements, lots, inventaires, bons de commande fournisseurs
• Restaurant : gestion de restaurant, KDS (Kitchen Display System), fidelite, QR code tables
• Pharmacie : gestion pharmaceutique, ordonnances, comptoirs
• Planner : gestion de projets, epics, sprints, taches, webhooks, rapports de performance
• Messagerie : email interne, modeles, brouillons, statistiques, connexion IMAP
• Espace Employe : portail libre-service pour les employes (pointage, conges, notes de frais, notifications)

3.3 La Plateforme offre une architecture multi-societe et multi-organisation, permettant au Client de gerer plusieurs entites juridiques depuis un seul compte, avec un cloisonnement strict des donnees entre chaque Societe.

3.4 Le Service est disponible en tant qu'Application Web Progressive (PWA), offrant un mode hors-ligne partiel permettant la continuite de certaines operations en l'absence de connexion internet, avec synchronisation automatique au retour de la connectivite.

3.5 La Plateforme permet la generation de rapports consolides multi-societes, l'export de documents au format PDF et CSV, ainsi que la production de fichiers FEC (Fichier des Ecritures Comptables) conformes aux normes en vigueur.

3.6 L'acces aux modules et fonctionnalites est determine par le Plan d'Abonnement ou la licence souscrit(e) par le Client. Certaines fonctionnalites peuvent etre verrouillees et necessiter un changement de Plan pour y acceder.

Article 4 — Inscription et Creation de Compte

4.2 Le Client s'engage a fournir des informations exactes, completes et a jour lors de son inscription, et a mettre a jour ces informations en cas de changement. Toute inexactitude dans les informations fournies peut entrainer la suspension ou la resiliation du compte.

4.3 Chaque Organisation est identifiee par un code unique, attribue lors de l'inscription. Ce code est utilise conjointement avec le matricule de l'Utilisateur pour l'authentification sur la Plateforme. Le Client est responsable du choix d'un code organisation adequat et de sa confidentialite.

4.4 Le Client est seul responsable de la securite et de la confidentialite de ses identifiants de connexion (matricule, code organisation, mot de passe) et de ceux de ses Utilisateurs. Toute utilisation du Service effectuee avec les identifiants du Client est presumee avoir ete effectuee par lui. Le Client s'engage a informer immediatement l'Editeur en cas de suspicion d'utilisation non autorisee de son compte.

4.5 Chaque Organisation dispose d'un seul compte administrateur principal, cree lors de l'inscription. L'administrateur principal peut creer des comptes Utilisateurs supplementaires, dans la limite du quota prevu par le Plan souscrit. Des administrateurs d'organisation supplementaires peuvent etre designes avec des droits specifiques.

4.6 L'Editeur se reserve le droit de refuser une inscription ou de suspendre un compte sans preavis en cas de fourniture d'informations manifestement inexactes, d'utilisation frauduleuse ou de violation des presentes CGU.

Article 5 — Octroi de licence

Article 6 — Livraison et Installation

Article 7 — Plans d'Abonnement et Tarification

7.8 La tarification est exprimee en Francs CFA (FCFA) hors taxes. Les prix indiques sont les prix hors taxes applicables au jour de la souscription ou du renouvellement.

7.9 La Taxe sur la Valeur Ajoutee (TVA) au taux en vigueur, actuellement de dix-huit pour cent (18 %), est applicable en sus du prix hors taxes et sera facturee au Client conformement a la reglementation fiscale en vigueur en Republique du Benin.

7.10 L'Editeur se reserve le droit de modifier les tarifs et les caracteristiques des Plans. Toute modification tarifaire sera notifiee au Client au moins trente (30) jours avant sa prise d'effet.

Article 8 — Paiement et Facturation

8.8 En cas de contestation d'une facture, le Client doit notifier l'Editeur par ecrit dans un delai de quinze (15) jours a compter de la date d'emission de la facture concernee. Passe ce delai, la facture est reputee acceptee.

Article 9 — Mises a jour et Maintenance

Article 10 — Duree, Renouvellement et Resiliation

10.8 — Resiliation par l'Editeur : L'Editeur peut resilier l'Abonnement ou la licence du Client dans les cas suivants :

• Non-paiement des sommes dues apres mise en demeure restee infructueuse pendant quinze (15) jours
• Violation grave ou repetee des presentes CGU par le Client ou ses Utilisateurs
• Utilisation frauduleuse, illicite ou abusive du Service
• Fourniture d'informations manifestement fausses lors de l'inscription

La resiliation par l'Editeur pour les motifs ci-dessus prend effet immediatement apres notification au Client par email, sans preavis ni indemnite.

10.9 — Export des donnees : Le Client peut, avant la resiliation ou pendant le delai de conservation applicable, proceder a l'export de ses Donnees au moyen des fonctionnalites d'export mises a disposition par la Plateforme (export CSV, export PDF, export RGPD).

Article 11 — Donnees Personnelles et RGPD

11.1 Dans le cadre de l'utilisation du Service, le Client est susceptible de collecter, traiter et stocker des donnees a caractere personnel concernant ses employes, clients, fournisseurs et autres tiers. Au sens de la reglementation applicable, le Client agit en qualite de responsable de traitement pour les Donnees Client.

11.3 Les Donnees Client sont traitees aux fins suivantes :

• Fourniture et fonctionnement du Service conformement au Plan souscrit
• Gestion du compte Client et de la relation commerciale
• Support technique et maintenance du Service
• Respect des obligations legales et reglementaires de l'Editeur

11.4 Les personnes dont les donnees sont traitees via la Plateforme disposent des droits suivants :

• Droit d'acces : obtenir la confirmation que des donnees les concernant sont traitees et en obtenir une copie
• Droit de rectification : demander la correction de donnees inexactes ou incompletes
• Droit a l'effacement : demander la suppression de leurs donnees dans les conditions prevues par la loi
• Droit a la portabilite : recevoir les donnees les concernant dans un format structure, couramment utilise et lisible par machine

11.5 La Plateforme KONDO ERP integre des fonctionnalites specifiques facilitant la conformite RGPD :

11.7 Pour toute question relative au traitement des donnees personnelles, le Client et les personnes concernees peuvent contacter l'Editeur a l'adresse indiquee dans la Politique de Confidentialite.

Article 12 — Securite et Protection des Donnees

12.1 L'Editeur met en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriees pour assurer la securite, l'integrite et la confidentialite des Donnees Client et du Logiciel.

12.2 — Chiffrement des communications : l'ensemble des echanges entre les Utilisateurs et la Plateforme est chiffre au moyen du protocole HTTPS/TLS, garantissant la confidentialite des donnees en transit.

12.3 — Isolation multi-tenant : l'architecture de la Plateforme garantit un cloisonnement strict des Donnees Client. Chaque Organisation et chaque Societe sont identifiees par des identifiants uniques de type UUID. Les donnees d'une Societe ne sont jamais accessibles par une autre Societe, y compris au sein d'une meme Organisation, sauf les elements explicitement partages (catalogue d'articles partages).

12.4 — Authentification renforcee : la Plateforme supporte l'authentification a deux facteurs (2FA) via le protocole TOTP (Time-based One-Time Password), avec generation de codes de secours. L'Editeur recommande fortement l'activation de la 2FA pour tous les comptes administrateurs.

12.5 — Politique de securite du contenu (CSP) : la Plateforme met en oeuvre une Content Security Policy conforme aux bonnes pratiques de securite web, limitant les risques d'injection de code malveillant (XSS).

12.6 — Piste d'audit : l'ensemble des actions significatives realisees sur la Plateforme (creation, modification, suppression, connexion, deconnexion, transferts, changements de societe) est enregistre dans un journal d'audit horodate et non modifiable, filtrable par societe, utilisateur, type d'action et periode.

12.7 — Gestion des sessions : les sessions inactives sont automatiquement fermees apres un delai d'inactivite configurable (par defaut trente minutes), limitant les risques d'acces non autorise sur un poste non surveille.

12.9 La Plateforme fait l'objet d'audits de securite reguliers. A la date de derniere mise a jour des presentes CGU, le score de securite de la Plateforme est evalue a 9,75 sur 10.

12.10 En cas de violation de donnees a caractere personnel, l'Editeur s'engage a notifier le Client dans les meilleurs delais et, en tout etat de cause, dans un delai maximum de soixante-douze (72) heures a compter de la decouverte de l'incident.

Article 13 — Propriete Intellectuelle

13.1 La Plateforme KONDO ERP, incluant sa structure, son code source, son code objet, ses interfaces, ses bases de donnees, ses algorithmes, sa documentation, ses elements graphiques, ses textes, ses logos et ses marques, est la propriete exclusive d'OMIIRAN SARL ou de ses concedants de licence. Elle est protegee par les lois et conventions internationales relatives a la propriete intellectuelle.

13.2 L'Abonnement ou la licence confere au Client un droit d'utilisation non exclusif, non transferable, non sous-licenciable et limite dans le temps a la duree de l'Abonnement ou de la licence, pour l'acces et l'utilisation du Service conformement aux presentes CGU et au Plan souscrit.

13.3 Le Client conserve l'entiere propriete de ses Donnees Client. L'Editeur n'acquiert aucun droit de propriete sur les Donnees Client du fait de leur stockage ou de leur traitement sur la Plateforme.

13.4 Il est expressement interdit au Client et a ses Utilisateurs de :

• Copier, reproduire, modifier, adapter ou creer des oeuvres derivees de tout ou partie de la Plateforme
• Proceder a de l'ingenierie inverse (reverse engineering), decompiler, desassembler ou tenter d'extraire le code source de la Plateforme
• Ceder, sous-licencier, louer, preter ou mettre a disposition de tiers l'acces au Service sans l'accord prealable ecrit de l'Editeur
• Supprimer, masquer ou alterer les mentions de propriete intellectuelle, les logos ou les marques presentes sur la Plateforme

Article 14 — Restrictions d'utilisation

Article 15 — Disponibilite et Maintenance

15.5 — Mode hors-ligne (PWA) : la Plateforme dispose d'un mode hors-ligne accessible via l'Application Web Progressive (PWA), permettant la continuite partielle des operations en cas d'indisponibilite de la connexion internet. Les donnees saisies hors-ligne sont synchronisees automatiquement lors du retour de la connexion. Le mode hors-ligne ne constitue pas une garantie de disponibilite totale du Service.

Article 16 — Responsabilite et Garanties

16.1 L'Editeur est tenu d'une obligation de moyens au titre de la fourniture du Service. L'Editeur s'engage a mettre en oeuvre tous les moyens raisonnables pour assurer le bon fonctionnement, la securite et la performance de la Plateforme.

16.3 La responsabilite totale de l'Editeur au titre des presentes CGU, quelle qu'en soit la cause ou la nature (contractuelle, delictuelle ou autre), est limitee au montant total des sommes effectivement versees par le Client au cours des douze (12) derniers mois precedant le fait generateur de responsabilite.

16.4 L'Editeur ne saurait etre tenu responsable :

• Des pertes de Donnees Client resultant d'une manipulation erronee, d'une suppression volontaire ou d'une negligence du Client ou de ses Utilisateurs
• Des consequences d'une utilisation non conforme du Service par le Client ou ses Utilisateurs
• Des dommages resultant de l'utilisation de materiels ou de logiciels non compatibles avec le Service
• Des dommages indirects, y compris les pertes de benefices, de chiffre d'affaires, de clientele, de donnees ou d'opportunites commerciales
• Des dommages resultant d'un acces non autorise au compte du Client du fait de la negligence de ce dernier dans la conservation de ses identifiants

16.6 Le Service est fourni « en l'etat ». L'Editeur ne garantit pas que le Service sera exempt d'erreurs, de bugs ou d'interruptions, ni que le Service repondra a l'ensemble des besoins specifiques du Client.

Article 17 — Obligations du Client

17.1 Le Client s'engage a utiliser le Service de maniere conforme aux presentes CGU, aux lois et reglements en vigueur, et dans le respect des droits des tiers.

17.2 Le Client est responsable de l'exactitude, de la legalite et de la pertinence des donnees qu'il saisit, importe ou traite via la Plateforme. L'Editeur n'exerce aucun controle sur le contenu des Donnees Client.

17.3 Le Client est responsable de la securite de ses identifiants de connexion et de ceux de ses Utilisateurs. Il s'engage a mettre en place des politiques de mots de passe robustes et a activer l'authentification a deux facteurs (2FA) pour les comptes a privileges.

17.4 Le Client s'engage a respecter les quotas et limites associes a son Plan d'Abonnement ou a sa licence, notamment en ce qui concerne le nombre maximal d'Utilisateurs actifs et le nombre maximal de Societes.

17.5 Il est expressement interdit au Client et a ses Utilisateurs de :

• Utiliser le Service a des fins illicites, frauduleuses, diffamatoires ou portant atteinte aux droits de tiers
• Tenter d'acceder aux donnees d'autres Clients, Organisations ou Societes
• Effectuer des tests de penetration, des scans de vulnerabilite ou toute tentative d'intrusion sur l'infrastructure de la Plateforme sans autorisation prealable ecrite de l'Editeur
• Proceder a de l'extraction automatisee de donnees (scraping, crawling) ou soumettre la Plateforme a une charge anormale susceptible d'en degrader les performances
• Utiliser le Service pour stocker, diffuser ou traiter des contenus illicites

17.6 Le Client s'engage a se conformer aux reglementations locales applicables a son activite, notamment le droit OHADA, les reglementations fiscales en vigueur dans son pays d'exercice, les obligations en matiere de facturation electronique (e-MCF au Benin) et les reglementations sociales relatives a la gestion du personnel.

Article 18 — Support Technique

18.1 L'Editeur met a disposition du Client un service de support technique accessible via les canaux suivants :

• Email de support : a l'adresse communiquee lors de l'inscription
• Formulaire de contact en ligne sur la Plateforme
• Documentation en ligne (centre d'aide, guides, FAQ)

18.3 Le support technique couvre les aspects suivants :

• Assistance a l'utilisation des fonctionnalites de la Plateforme
• Diagnostic et resolution des incidents techniques lies au Service
• Accompagnement dans la configuration et la prise en main du Service
• Remontee et suivi des anomalies (bugs)

18.4 Sont exclus du perimetre du support technique :

• Les demandes de developpement sur mesure ou de personnalisation specifique
• Les problemes lies a l'environnement technique du Client (navigateur, systeme d'exploitation, reseau local)
• La saisie, la correction ou la migration des Donnees Client
• La formation approfondie des Utilisateurs (des formations payantes peuvent etre proposees separement)

Article 19 — Confidentialite

19.1 Chaque partie s'engage a traiter comme strictement confidentielles toutes les informations techniques, commerciales, financieres ou strategiques communiquees par l'autre partie dans le cadre de l'execution des presentes CGU, quel que soit leur support (ecrit, oral, electronique).

19.3 Les informations commerciales, tarifaires et contractuelles echangees entre les parties sont confidentielles et ne peuvent etre divulguees a des tiers sans l'accord prealable ecrit de l'autre partie.

19.4 Les obligations de confidentialite s'appliquent pendant toute la duree du contrat et deux (2) ans apres son expiration ou sa resiliation, quelle qu'en soit la cause.

19.5 Sont exclues de l'obligation de confidentialite les informations qui :

• Etaient dans le domaine public au moment de leur communication, ou y sont entrees posterieurement sans faute de la partie receptrice.
• Etaient deja connues de la partie receptrice prealablement a leur communication.
• Doivent etre divulguees en vertu d'une obligation legale ou d'une decision judiciaire.

Article 20 — Sous-traitance et Hebergement

Article 21 — Transfert de licence

Article 22 — Modifications des CGU

22.1 L'Editeur se reserve le droit de modifier les presentes CGU a tout moment, notamment pour les adapter aux evolutions legislatives, reglementaires, jurisprudentielles ou techniques, ou pour tenir compte de l'ajout de nouvelles fonctionnalites au Service.

22.2 Toute modification substantielle des CGU sera notifiee au Client par email a l'adresse associee a son compte, au moins trente (30) jours avant la date d'entree en vigueur des nouvelles conditions.

22.3 A l'issue du delai de notification, l'utilisation continue du Service par le Client vaut acceptation tacite des CGU modifiees. Si le Client n'accepte pas les nouvelles conditions, il peut resilier son Abonnement ou sa licence dans les conditions prevues a l'Article 10, avant la date d'entree en vigueur des modifications.

22.4 La version en vigueur des CGU est a tout moment accessible sur la Plateforme. La date de derniere mise a jour est indiquee en tete du document. L'historique des versions anterieures peut etre communique au Client sur demande.

Article 23 — Droit Applicable et Litiges

23.1 Les presentes CGU sont regies et interpretees conformement au droit en vigueur en Republique du Benin, et plus generalement au droit uniforme issu des Actes uniformes de l'Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA).

23.2 En cas de differend relatif a la validite, l'interpretation, l'execution ou la resiliation des presentes CGU, les parties s'engagent a rechercher une solution amiable dans un delai de trente (30) jours a compter de la notification du differend par l'une des parties a l'autre, par lettre recommandee avec accuse de reception ou par tout moyen ecrit permettant d'attester de la date de reception.

23.3 A defaut de resolution amiable dans le delai prevu a l'article 23.2, tout litige sera soumis a la competence exclusive des juridictions competentes de Cotonou, Republique du Benin, y compris en cas de pluralite de defendeurs, d'appel en garantie ou de procedure en refere.

23.4 La presente clause attributive de competence s'applique nonobstant toute clause contraire figurant dans les documents du Client.

Article 24 — Dispositions Diverses

24.1 — Integralite de l'accord : les presentes CGU, ainsi que les eventuels contrats d'Abonnement, bons de commande et avenants signes entre les parties, constituent l'integralite de l'accord entre le Client et l'Editeur relativement a l'objet des presentes. Elles annulent et remplacent tout accord, proposition ou communication anterieur, ecrit ou oral, portant sur le meme objet.

24.2 — Nullite partielle : si l'une quelconque des stipulations des presentes CGU etait declaree nulle ou inapplicable par une juridiction competente, les autres stipulations resteraient en vigueur et de plein effet. La stipulation declaree nulle serait remplacee par une stipulation valide se rapprochant autant que possible de l'intention initiale des parties.

24.3 — Tolerance : le fait pour l'Editeur de ne pas se prevaloir a un moment donne de l'une quelconque des stipulations des presentes CGU ne saurait etre interprete comme valant renonciation a s'en prevaloir ulterieurement.

24.4 — Cession : le Client ne peut ceder tout ou partie de ses droits et obligations au titre des presentes CGU a un tiers sans l'accord prealable ecrit de l'Editeur. L'Editeur peut librement ceder les presentes CGU, en tout ou partie, a toute entite de son groupe ou a tout successeur, sous reserve d'en informer le Client dans un delai raisonnable.

24.5 — Election de domicile : pour l'execution des presentes CGU, les parties font election de domicile a leurs adresses respectives telles qu'indiquees lors de l'inscription ou dans les correspondances ulterieures.

24.6 — Langue : les presentes CGU sont redigees en langue francaise. En cas de traduction, seule la version francaise fera foi.

24.7 — Force majeure : aucune des parties ne sera tenue responsable d'un manquement a ses obligations contractuelles si ce manquement resulte d'un evenement de force majeure tel que defini par la legislation en vigueur et la jurisprudence applicable.